Office Manager CDI (H/F)

Vasconi Architectes by Thomas Schinko

Fondée à Paris et développée à l'international (Luxembourg, Hong Kong, Bakou), Vasconi Architectes est une agence reconnue pour ses réalisations emblématiques, ses espaces publics innovants et ses projets d'urbanisme à grande échelle. Son approche associe efficacité, fonctionnalité et exigence esthétique afin de concevoir des projets durables, adaptés à leur contexte et à leurs enjeux environnementaux.

L'agence intervient sur un large éventail de programmes : immobilier tertiaire et résidentiel haut de gamme, hôtellerie et retail, équipements culturels, santé, infrastructures et industrie. Elle intègre innovation matérielle, performance énergétique et technologies constructives avancées pour créer des espaces résilients et tournés vers l'avenir.

Référence en architecture hospitalière, Vasconi Architectes est représentant actif en France de l'UIA Public Health Group. Lauréate de nombreux prix internationaux, l'agence poursuit une vision engagée en faveur de villes et d'environnements durables.

Vos Missions

En tant qu'Office Manager, vous êtes le garant de l'excellence opérationnelle et du bien-être au sein de l'agence française. Véritable chef d'orchestre du quotidien, vous assurez une gestion fluide de l'environnement de travail tout en créant une expérience collaborateur mémorable, de l'accueil physique à l'onboarding stratégique. Entre logistique, administration et coordination, vous jouez un rôle central pour fluidifier la vie de bureau et soutenir la croissance du groupe.

Secrétariat :
- Standard téléphonique (réception, transfert, prise de message)
- Accueil physique des visiteurs
- Gestion du courrier (réception, dispatch, envois)
- Gestion et anticipation des besoins des collaborateurs : rdv prestataires/clients, réservations de trains, hôtel, évènements...
- Classer, nommer et archiver les fichiers

Soutien à la Direction :
- Suivi et soutien aux projets en cours (autorités locales, permis de construire)
- Veiller à la bonne circulation de l'information interne (rédaction et diffusion des consignes, process, informations)
- Aide à l'établissement et à la relecture des pièces contractuelles
- Suivi des sinistres

Intendance :
- Gestion des stocks, recueil des besoins, commandes et livraisons (fournitures, consommables, matériel informatique)
- Gestion des salles de réunions et des espaces communs
- Gestion du parc informatique et téléphonique en coordination avec les prestataires
- Suivi des contrats (assurance, électricité, gaz, informatique, téléphonie)

Ressources Humaines :
- On/offboarding des collaborateurs
- Rédaction des contrats et avenants
- Suivi des demandes de congés et des heures supplémentaires
- Suivi et déclaration des arrêts maladie
- Préparation et contrôle des éléments variables de paie (absences, acomptes, saisies.)
- Suivi des formations et des demandes de financement
- Suivi des obligations sociales

Comptabilité :
- Suivi des factures fournisseurs et de l'échéancier
- Facturation clients et suivi des créances
- Traitement des notes de frais et suivi des dépenses
- Calcul et déclaration de la TVA mensuelle
- Préparation des éléments comptables trimestriels à destination de l'expert-comptable
- Suivi des outils de pilotage financier (trésorerie, suivi des flux, fiabilisation des données)

Appels d'Offres :
- Références : base de données et création des visuels sur InDesign
- Veille et sélection des appels d'offres de maîtrise d'œuvre
- Constitution des groupements
- Montage des dossiers de candidature
- Dépôts

Profil Recherché

Qualités :
- Rigueur et sens de l'organisation
- Polyvalence et capacité à gérer des sujets variés
- Bon relationnel et sens du service
- Discrétion et respect de la confidentialité

Langues :
- Français C2
- Anglais C1
- Azéri apprécié