Employé administratif / Employée administrative (accueil) (H/F)

PRÉSENTATION DE L'ORGANISATION

Il y a forcément un métier fait pour vous !

Ville frontalière de la Suisse, à proximité de Genève et de son aéroport international, Ferney-Voltaire bénéficie d'un cadre exceptionnel en plein cœur du Pays de Gex ! Elle se situe entre le Jura et le mont Blanc, à moins d'un quart d'heure du lac Léman. Le dynamisme culturel et associatif sont des marqueurs forts de l'attractivité du territoire pour les habitants et les nombreux touristes qui viennent visiter le pays de Voltaire. Vous aimez relever les challenges, l'intelligence collective est votre moteur, vous êtes attaché(e) aux valeurs du service public, alors venez rejoindre une équipe dynamique pour servir l'intérêt général !

DESCRIPTION DES MISSIONS

Sous l'autorité du directeur du conservatoire à rayonnement communal (CRC) de musique, de danse et d'art dramatique (600 élèves, 25 professeurs, 2 agents administratifs).

Vous serez chargé(e) de participer à l'organisation administrative du conservatoire et de gérer les missions d'accueil (parents, élèves, enseignants, etc.).

- Organisation et gestion de l'accueil, du secrétariat du conservatoire,

- Réception des familles/élèves/professeurs pour toutes les demandes,

- Réception, traitement et diffusion des informations (courriers, mails...),

- Participation à la réalisation des inscriptions (Réinscriptions, accueil des familles et nouveaux élèves ...),

- Organisation des rentrées, planification des cours (en collaboration avec la direction et les professeurs), gestion des plannings des salles,

- Gestion administrative des examens, Suivi des plannings et heures des professeurs (présences - absences),

- Communication externe : Facebook, affiches, programmes (logiciel InDesign),

- Suivi du parc instrumental locatif du CRC et des contrats de location,

- Participation à la gestion budgétaire de l'établissement.

PROFIL RECHERCHÉ

- Formation ou expérience dans le domaine administratif ou en collectivité appréciée,

- Maîtriser la langue française et l'expression écrite, Maîtriser les techniques de secrétariat et de la bureautique,

- Maîtriser les techniques d'écoute, Pratiquer au moins une langue étrangère dont l'anglais,

- Connaissance du domaine musical est un plus, Avoir des notions de comptabilité,

- Ponctualité et disponibilité,

- Accueillir tous types de public,

- S'exprimer clairement,

- Maîtriser l'outil informatique,

- Prendre des notes et mettre en forme des courriers,

- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,

- Réaliser des saisies informatiques,

- Travailler en équipe,

- Gérer les situations de stress,

- Disponibilité et diplomatie,

- Autonomie,

- Capacité d'initiative et de réaction.