ASSISTANT.E EN GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE (H/F)

Oeuvrant dans le domaine des énergies renouvelables, Observ'ER (Asso loi 1901, 6 personnes) et la Fondem (FRUP) recherchent leur assistant.e Administration et finances

1- MISSIONS PRINCIPALES

Accueil et logistique
- Accueillir et renseigner les visiteurs : Réception des appels, réception des démarchages, accueil des visiteurs (y compris café d'accueil) ;
- Accueil prestataires externes, suivi des contrats prestataires (y compris La Poste, téléphonie, copieur, maintenance et entretien.); gestion des fournitures de bureau et des stocks, de la poubelle de recyclage ;
- Tenue de la base de données de contacts : entrée et mise à jour des contacts ;

Administration :
- Gestion du courrier : archivage des courriers et bordereaux, affranchissement, impression de publipostages, affranchissement et envoi ;
- Traitement des NPAI ;
- Remise de chèques ;
- Assistance à la direction pour la préparation et le suivi des Conseils d'administration et assemblées générales : envoi convocations, préparation des dossiers et de la salle, d'une collation le cas échéant, suivi du compte-rendu ; actualisation des membres du CA ;
- Appui aux équipes pour la gestion de dossiers administratifs et/ou comptables (scan de pièces) ponctuels, et tout autre tâche administrative ;
- Gestion des dossiers OPCO ;
- Responsable onboarding/offboarding et inventaire des matériels informatiques, en liaison avec prestataire informatique ;
- Responsable de la gestion des bureaux : contacts prestataires pour menus travaux, relai de la société d'entretien, office management.

OBSERV'ER
- Gestion des revues et ouvrages publiés : préparation des commandes et expéditions, gestion des arrivées de revues et intégration au stock (physique + base de données) ; mise à jour du fonds documentaire, rangement des stocks ;
- Appui commercial en salon (de façon ponctuelle déplacement en province), préparation des colis d'expédition (5-6 fois par an).
- Appui aux études : traitement excel de questionnaires
Finances et gestion :
- Scan des factures papier et suivi des factures fournisseurs
- Saisie des factures dans le classeur de suivi analytique ;
- Saisie des factures dans la plateforme bancaire
Selon opportunité :
- Organisation de webinaires : invitations, organisation technique

FONDEM
- Préparation et saisie des virements 2 fois par mois ;
- Gestion de la médecine du travail : prise de rendez-vous, suivi ;
- Appui recrutement, publication fiche de poste, tri des candidatures, organisation des tests.
- Gestion de boîte mail générale ;
- Accompagnement de la RAF dans les audits financiers et le suivi financier
- Classer les pièces justificatives après paiements par analytique
- Accompagner la Direction dans des taches autres au besoin.