Agent d'accueil polyvalent au Centre Universitaire Vétérinaire (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Objectifs :

Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et toutes les activités associées, ainsi que l'encadrement des étudiants pendant leur rotation à l'accueil.

Cette activité comprend l'accueil des clients qui viennent payer, les encaissements, et le contrôle de la caisse.

Missions :

A l'accueil des consultations, en rotation par demi-journées entre les membres de l'équipe :

1) Assurer l'accueil téléphonique des clients :

- Prendre les appels téléphoniques, ligne des urgences et consultations

- Informer le client sur les services proposés, les tarifs pratiqués et les disponibilités pour les consultations sur rendez-vous

- Orienter vers les services adéquats et donner les rendez-vous. Compléter les plannings de consultations dans l'application Sirius

- Informer le client sur les modalités d'accès au centre hospitalier

- Prendre des messages téléphoniques et orienter les correspondants.

2) Assurer l'accueil physique des clients

- Accueillir, prendre note de l'arrivée des clients et orienter les clients.

- Créer au besoin les dossiers des clients et des animaux dans l'application Sirius

- Mettre à jour les données du client

3) Caisse du CHUVAC

- Accueillir les clients qui viennent payer leurs factures

- Encaisser

- Contrôler la caisse

Tâches connexes incluses :

1) Gestion administrative des dossiers clients

- Gérer les convention funéraires

- Gérer et traiter les informations écrites (courriels des boites secrétariat et référés et correspondance avec les vétérinaires), insertion de documents dans les dossiers électroniques

- Transmettre à qui de droit toute information orale pertinente

- Signaler les pannes de fonctionnement du matériel de bureau

2) Encadrement des étudiants à l'accueil physique le matin

- Former les étudiants de A4 en rotation à l'accueil aux bonnes pratiques d'enregistrement et de d'élaboration des dossiers clients.

- Exercer une vérification ponctuelle sur la réalisation efficiente des missions confiées aux étudiants.

Contraintes du poste :

Gestion de clients qui peut être difficile.

Planning du lundi au vendredi (4,5 jours)

Horaires de 8h à 17h pouvant évoluer à moyen terme jusqu'à 19h certains jours

Télétravail incompatible avec l'activité

PROFIL RECHERCHÉ :

- Maitrise du logiciel Sirius (formation interne assurée)

- Connaissance de l'environnement bureautique et maitrise de la mise en œuvre de logiciel bureautiques courants (traitement de texte, tableur).

- Rédaction de courriels.

- Maîtrise de l'expression orale et des techniques d'accueil (écouter, savoir répondre)

- Capacités à analyser le caractère d'urgence d'une demande

- Capacités à hiérarchiser l'importance des appels téléphoniques.

- Connaissance du vocabulaire médical

- Qualités relationnelles (amabilité, calme), diplomatie dans les situations conflictuelles,

- Sens de la confidentialité des informations.

- Capacité à travailler en équipe

- Rigueur dans l'exécution des missions et respect des procédures en place