Assistant(e) de direction (H/F)

Pour l'un de nos client secteur BTP, nous recherchons un Assistant(e) de direction (H/F):

Misson principale : Organiser et coordonner les informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure.
Responsabilités du poste : Assister dans la gestion et l'organisation administrative les activités des cadres de la direction.
Liens hiérarchiques : L'Assistant(e) de direction dépend du Chef d'entreprise.

Liens fonctionnels :
La fonction implique de collaborer avec tous les membres de l'entreprise et plus particulièrement avec :
La direction
La direction des travaux
Les Conducteurs(trices) de travaux
Les assistantes techniques

ACTIVITES ET TÂCHES
Accueillir et traiter les demandes des clients internes et externes :
Assurer l'accueil physique .
Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur.
Orienter les fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise vers les interlocuteurs adéquats.
Organiser et assurer la gestion administrative de l'entreprise ou de l'activité :
Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire, ...).
Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité selon les procédures internes de classement et d'archivage.
Commande des fournitures de bureau.
Saisir numériquement les documents administratifs, devis et propositions d'intervention.
Participer au suivi administratif des chantiers :
Préparer les déclarations et autorisations (police d'assurances particulières, .) nécessaires à la mise en œuvre du chantier.
Transférer le dossier-marché aux responsables de l'exécution avant le début du chantier.
Mettre en forme le calendrier prévisionnel et le budget selon les directives de son manager.
Assurer l'organisation logistique des réunions et des visites de chantier en utilisant les outils collaboratifs (planning partagé, ...) mis en place dans l'entreprise.
Réceptionner les demandes et réclamations des clients et les diffuser aux collaborateurs concernés.
Rédiger la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l'exécution du chantier

Savoir-faire :
Connaissances en gestion administrative.
Maitrise de l'organisation d'événements.
Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word.
Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication.

Savoir-être :
Polyvalence et adaptabilité.
Esprit d'initiative et d'autonomie.
Sens de l'écoute et de la communication.
Gestion du stress et des situations complexes.