Secrétaire Direction des Soins et Projet Nouvel Hôpital (H/F)

RESPONSABILITÉS :

En tant que Secrétaire Direction des Soins et Projet Nouvel Hôpital, vous assurez le secrétariat de la Direction des Soins, de la qualité, de la gestion des risques, des usagers et du projet Nouvel Hôpital, ainsi qu'un appui à la DAFC.

Vos missions principales :

• Secrétariat courant : gestion des agendas, réunions, déplacements, téléphone, courriers, bases de données, archivage et gestion documentaire.
• Support Direction des Soins / Qualité / Gestion des risques / Usagers : traitement du courrier et des appels, suivi des congés, RTT et télétravail, veille réglementaire.
• Organisation des stages du domaine du soin : élaboration et gestion des plannings, suivi des demandes, constitution des dossiers administratifs et conventions.
• Instances de soins et usagers : préparation des ordres du jour, convocations, organisation logistique, participation aux séances, rédaction des procès-verbaux et organisation des élections.
• Projet Nouvel Hôpital : planification des réunions, coordination avec maîtrise d'œuvre, prestataires et partenaires, gestion documentaire (Teams/OneDrive) et archivage des dossiers DCE.
• Plans d'exception et comités : participation à la Commission des Urgences Sanitaires, préparation, comptes rendus et diffusion.
• Remplacement de la secrétaire de direction d'établissement lors des absences longues : courrier, téléphone, organisation de réunions et rendez-vous.

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous assurez le secrétariat de la Direction des Soins, de la qualité, de la gestion des risques et du projet Nouvel Hôpital, dans un environnement exigeant et pluridisciplinaire.

Profil recherché :

• Formation : Bac à Bac+2 en secrétariat ou assistanat de manager.
• Maîtrise bureautique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, outils de visio et audio, formulaires en ligne, frappe rapide.
• Expérience hospitalière souhaitée, connaissance du fonctionnement des établissements de santé.
• Polyvalence et adaptabilité : aisance pour gérer plusieurs dossiers, instances et interlocuteurs simultanément.
• Proactivité et réactivité : capacité à anticiper, prendre des initiatives adaptées et réagir rapidement aux imprévus.
• Rigueur et sens des priorisations : organisation, suivi des échéances, fiabilité dans le traitement des informations.
• Loyauté et transparence : respect du cadre institutionnel, communication claire avec la hiérarchie.
• Confidentialité : respect du secret professionnel et des données sensibles.
• Qualités relationnelles : aisance orale, capacité à renseigner les interlocuteurs de façon pertinente, travail en équipe.