Adjoint / Adjointe à la direction administrative et financière (H/F)

Contribue à l'organisation et la mise en œuvre de l'apprentissage dans les Etablissements publics et les GRETA de Normandie.

Contractuel ou titulaire de catégorie A basé à Mont-Saint-Aignan

Missions principales :

Pilotage administratif et financier du Pôle :

• Manager les deux responsables des services recettes et dépenses du Pôle
• Coordonner et superviser les réponses aux diverses enquêtes
• Piloter l'organisation des circuits administratifs
• Optimiser l'outil de gestion YPAREO
• Piloter les outils de suivi d'activité sur l'administratif et financier afin d'être en mesure de rendre compte de l'activité du Pôle
• Maîtriser les exports de données à partir d'YPAREO et les analyser
• S'assurer que les outils de pilotage permettent de travailler en transversalité avec la DAF et la Direction de l'IFPRA, et les ajuster si besoin en concertation avec les responsables des services Recettes et Dépenses
• Accompagner les équipes des services Recettes et Dépenses dans une dynamique d'amélioration continue
• Participer et aider à l'organisation des instances et réunions
• S'assurer du respect de la réglementation
• Travailler en lien étroit avec les établissements afin d'assurer une continuité de la Direction du Pôle apprentissage
• Être l'interlocuteur privilégié du pôle avec le pôle DAF et l'Agence comptable de l'IFPRA

Gestion administrative :

• Piloter et suivre le bon fonctionnement du circuit du conventionnement
• Veiller au respect des délais de facturation et au suivi du recouvrement

Gestion financière :

Investissements :

• Superviser et organiser la gestion des investissements avec le chargé d'appui technique et les collaborateurs qui assurent la gestion des investissements
• Répondre aux appels à projet des OPCO (subventions sur les investissements) en lien avec la responsable du service Dépenses
• Superviser l'attribution et la ventilation des moyens financiers aux établissements

Ressources humaines :

• Participer aux recrutements des nouveaux personnels administratifs

Amélioration Continue :

• Veiller à la mise en œuvre et au respect du label Eduform (Qualiopi)
• Exploiter les enquêtes de satisfaction
• Proposer des axes d'amélioration

Relations hiérarchiques : Travaille sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable du Pôle Apprentissage de l'IFPRA

Particularités fonctionnelles :

• Travail en équipe
• Déplacements nombreux sur la Normandie
• Permis B et véhicule personnel exigés
• Contrat 1607 heures annuelles

Connaissances :

• Maîtriser le mode de fonctionnement de la formation professionnelle dans l'EN et en particulier l'apprentissage
• Maîtriser les grandes règles juridiques, administratives et financières, organisant le fonctionnement des services publics de l'Etat
• Connaître la comptabilité publique

Profil professionnel :

• Qualités relationnelles importantes
• Capacité d'adaptation
• Savoir appliquer les règles de confidentialité et de secret professionnel
• Savoir prendre des initiatives, être force de proposition
• Savoir fédérer et travailler en équipe
• Faire preuve de diplomatie, de prise de recul et de discernement

Compétences opérationnelles :

• Expérience confirmée en gestion administrative, financière et en management
• Maîtriser les outils bureautiques
• Maitriser les Techniques rédactionnelles et de synthèse
• Maitriser les Techniques de conduite de projets
• Pilotage budgétaire et d'activité
• Rendre compte sur l'activité, ajuster les objectifs