Secrétaire Hôte(sse) d'Accueil (H/F)

Le/la Secrétaire Hôte(sse) d'Accueil assure l'accueil du public, participe à l'organisation logistique de l'entité et assure la transcription, transmission et le classement de l'ensemble ou une partie des informations nécessaires au fonctionnement de cette dernière.Missions : Accueil et interface avec l'extérieur * Accueillir, renseigner et orienter des personnes. * Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou tout type de messages vers les personnes concernées. * Anticiper la qualité de la relation, favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié. * Être en support de l'équipe scolaritéTravaux administratifs courants * Gérer le courrier : distribution, affranchissement. * Réaliser la saisie et la mise à jour des données/fichiers, relatifs à son domaine d'activité. * Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures. * Réceptionner, trier, transmettre/envoyer des documents de diverses natures. * Réaliser la prise de rendez-vous dans le périmètre de la scolarité. * Mettre en forme tout type d'attestations à destination des étudiants * Envoyer des diplômes. * Faire un suivi administratif dans le périmètre de la scolaritéOrganisation logistique * Recueillir les besoins et gérer (ou participer) la réservation des salles et/ou matériels attachés à l'entité.

Tenir des fichiers des prêts de matériels. * Réserver des salles pour des activités pédagogiques.Amélioration continue du service * Participer à l'amélioration continue de l'entité en développant de manière permanente la qualité organisationnelle du service et celle de ses produits/du service rendu. * Le cas échéant, représenter l'entité, la faculté ou l'université lors de manifestations (tournées d'informations, journées portes ouvertes, colloques, etc.).Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.Formation de niveau Bac minimum, Bac+2 souhaité ou expérience professionnelle équivalente, idéalement avec une expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire.Connaissances / Savoir-faire métier (hard skills) : * Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils informatiques. * Gérer le courrier, saisir et mettre à jour les données. * Transcrire et archiver des documents. * Gérer les réservations de salles et matériels. * Savoir travailler avec les différents services de l'entité et de l'universitéCompétences comportementales (soft skills) : * Développer un sens du relationnel et de la communication. * Favoriser un environnement agréable et anticiper la qualité de la relation. * Faire preuve d'organisation et de rigueur. * Démontrer du dynamisme et de la réactivité. * Faire preuve de discrétion et de confidentialité. * Représenter les valeurs de l'entitéCe que nous proposons : * Type de contrat : CDI * Rémunération : Entre 2000 et 2092 euros mensuel brut (sur 13 mois) * Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre : 10 euros (avec prise en charge de l'employeur à hauteur de 60%) * Mutuelle/Prévoyance * Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d'abonnement) à hauteur de 75% * Divers bons cadeaux offerts par le CSE (sous réserve d'avoir les conditions d'ancienneté au moment de la distribution.) * Evénements fédérateurs