Assistant(e) ADV polyvalent(e) (H/F)

1. Présentation du posteAu sein d'une TPE à taille humaine, l'assistant(e) ADV polyvalent(e) joue un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien de l'activité commerciale. Il/elle assure le suivi des commandes, la relation client, l'organisation des livraisons et différentes missions administratives, en lien avec les équipes opérationnelles et la comptabilité.2.

Principales missions- Administration des ventes et relation client (particuliers)Réception des appels et prise de commandes téléphoniques.Traitement des commandes internet et des emails.Renseignements clients, suivi des commandes et gestion du service après-vente.Mise à jour et fiabilisation des fichiers clients.Organisation de campagnes de relance commerciale.Participation à la vente directe aux particuliers à Montmeyran- Organisation des tournées et des livraisons (particuliers et professionnels)Vérification des commandes et contrôle de leur cohérenceOrganisation quotidienne des tournées du lendemainCoordination avec les équipes de préparation et les livreursÉtablissement d'une partie des bons de livraison et préparation des documents nécessairesGestion des tablettes et des outils numériques utilisés lors des tournéesSuivi des commandes et livraisons spécifiques aux clients professionnels- Suivi administratif et interface avec la comptabilité (particuliers et professionnels)Contrôle des ventes, des caisses et des encaissementsParticipation à la préparation des remises bancairesParticipation à la facturationVérification et rapprochement de certaines factures fournisseursRéalisation de certaines saisies et opérations comptables courantes, encadré par une comptable interneTransmission des pièces justificatives et signalement des éventuelles anomalies- Suivi et analyse de l'activité commerciale (particuliers et professionnels)Réalisation de statistiques de ventes sous ExcelAnalyse des évolutions et comparaison avec les années précédentesSuivi et mise en place des opérations commerciales saisonnièresParticipation à l'amélioration des outils et procédures de gestion- Missions administratives et communicationMise à jour et fiabilisation des bases de données clientsTraitement des retours de courriers et collecte des coordonnées clientsRédaction et publication d'articles sur les sites internet, avec anticipation en période creuseParticipation ponctuelle à diverses missions administratives selon les besoins de l'entreprise et du dirigeant3.

Fonctionnement et environnement de travailLe poste s'exerce dans une TPE où la polyvalence, la proximité entre les collaborateurs et l'esprit d'équipe font partie intégrante du fonctionnement quotidienLa personne travaille et supervise un binôme au bureauLe lien est étroit avec les équipes de préparation, les livreurs et la comptable4. Compétences et qualités recherchéesQualités prioritairesForte autonomie dans l'organisation et la réalisation des missionsBon sens de l'organisation et capacité d'anticipationBonne gestion des priorités, notamment lors des périodes de forte activitéRigueur, méthode et fiabilitéPolyvalence, réactivité et adaptabilitéEsprit d'initiative et capacité à résoudre les problèmes courantsEsprit d'équipe, entraide et sens du collectifCompétences techniques et relationnellesBonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques exigéeCapacité à gérer des commandes et à organiser des livraisonsTrès bonne aisance téléphonique, qualité d'écoute et sens du service clientCommunication claire et efficace avec les différents interlocuteurs5.

Organisation et temps de travailL'activité de l'entreprise est marquée par une saisonnalité, il est prévu une annualisation des heures travaillées dans un cadre clair et établi en début de chaque année