Secrétaire pédagogique F/H

L'AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 37 hôpitaux accueillent chaque année 08 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté. L'AP-HP est le premier employeur d'Ile de-France : 95 000 personnes, médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers. Contact institutionnel. http://www.aphp.fr Secrétariat et accueil de l'IFSI :Secrétariat d'une promotion d'ESI et participation au secrétariat de direction :Accueil physique et téléphonique des ESI, intervenants, acteurs de la formation et public (information, orientation, remise des D.E. et grade de licence, etc)Constitution et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des ESITraitement informatique des notes dans FORMEIS puis export et extraction des feuillets semestriels et passages d'annéeSecrétariat de la coordinatrice concernant les relations avec les stages en l'absence de la secrétaire mission stageGestion des départs en stage : conventions de stage et courriels de mise en stage, saisie dans FORMEIS, édition des fiches d'évaluation et d'émargement.Déclaration d'accident de travail en ligne sur le site Net-entreprises (CPAM)Elaboration des attestations de présence mensuelle (CFA, promotions professionnelles hors AP-HP, Pôle Emploi, Remunet, FONGECIF, LADOM, etc)Gestion KAIROS (AISF, AES, Attestation de présence/absence/abandon, Bilan de fin de formation)Traitement des dossiers de demande de bourses (réception, saisie et envoi à la Région IDF)Organisation et surveillance des oraux de concours AS et IDE (FPC) (préparation des supports et des salles, réception et vérification des dossiers, envoi des convocations, accueil des candidats et gestion du temps de passage, saisie et transmission des notes au bureau des concours)Gestion de la rentrée scolaire Transmissions aux différents collaborateurs : service finance et bureau des indemnités AP-HP, UPEC,Contrôle et gestion des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI présentables au D.E.Paiement des intervenants (envoi et réception des justificatifs et saisie sur HR ACCESS)Organisation des instances : Commission d'Attribution de Crédits (CAC), Instance Compétente pour les Orientations Générales de l'Institut (ICOGI), Section disciplinaire, Section Pédagogique, Section relative à la vie étudiante (SRVE) Gestion du courrierClassement, archivage et reprographieStatistiques Santé Ecole (Ministère des Solidarités et de la Santé)Participation aux groupes de travail.Certificats divers d'anciens étudiantsSuivi des demandes de remboursement des frais de transportSuivi et paiement des indemnités de stageGestion des archives de l'IFSIParticipation à la démarche qualité de toutes les secrétaires, et une des secrétaires est assistante qualité SAVOIR FAIRE REQUISMaîtrise de Word, Excel et messagerie électroniqueExpérience de secrétariat, de prise de notes, de remise en forme de documentsCapacités d'organisation, de hiérarchisation, de reportingAppliquer et développer le système de classement défini au sein du CFDCDiscrétion professionnelleCapacités relationnellesCONNAISSANCES ASSOCIEESUtilisation de FORMEIS, HR Access, AT+ , KAIROSConnaissance du fonctionnement d'institut de formation paramédicale.Bonne orthographeCapacité relationnelle et esprit d'équipe Sens de l'initiative