Chargé(e) de l'accueil et du standard - Rectorat de Grenoble 38 (H/F)

Missions Principales

-L'agent d'accueil assure la réception physique et téléphonique, l'orientation et la première information des usagers, dans le cadre de la politique académique d'accueil et le respect de la charte Services Public +, sur les sites Bir Hakeim et Champon du Rectorat de l'académie de Grenoble.

-Il s'inscrit dans le pôle accueil-standard-courrier, placé sous l'autorité de la cheffe de division et de son adjoint.

Agent accueil téléphonique

-Recevoir les appels téléphoniques des usagers et s'enquérir de leur demande.

-Renseigner directement ou orienter vers l'interlocuteur ou le service compétent.

-Transmettre les messages écrits et oraux aux usagers.

Agent accueil physique

-Accueillir les usagers et s'enquérir de leur demande. S'ils ont une convocation, les orienter vers le bureau compétent ou contacter le service gestionnaire. Si la personne n'a pas de rendez-vous, contacter le service demandé.

-Réceptionner les plis et colis et en assurer le suivi (bordereau de dépôt).

-Gérer la boite mail générique du rectorat et les réservations de salles de réunion.

-Veiller au bon entretien de l'espace d'accueil (propreté, convivialité), tenir à jour la documentation proposée.

-Veiller à l'application des consignes de sécurité dans les lieux publics, gérer la centrale d'alarme incendie en cas de déclenchement.

-Veiller à la sécurité des abords et des entrées-sorties (contrôler les cartes et badges), alerter la hiérarchie en cas d'intrusion suspecte.

-Effectuer tout travail de saisie, de classement ou autre, compatible avec l'accueil.

-Participer à toute mission particulière relevant du domaine de la Division de la Logistique, notamment en ce qui concerne la sécurité des personnes et des biens.

Horaires définis en fonction des horaires d'ouverture au public, entre 8h00 et 17h00.

Profil recherché :

Connaissances (à acquérir) :

Connaître l'organisation interne du rectorat et son environnement institutionnel,

Détenir des connaissances générales sur les grands domaines d'activités (gestion des examens et concours, des personnels, de l'orientation des élèves, de la formation, des prestations sociales),

Maîtriser les outils de communication (aide aux usagers à la rédaction de formulaires), et courriel (réponses à réaliser à partir de l'adresse courriel SVE),

Connaître le fonctionnement de la centrale de sécurité incendie.

Savoir-faire :

-Etre polyvalent.

Posséder une bonne expression orale et écrite courante, ainsi qu'une bonne présentation,

Savoir analyser une demande et renseigner de façon simple, précise et claire,

Participer à la continuité de l'accueil physique et téléphonique,

Savoir-être :

Savoir être spécifiques aux missions d'accueil et de standard : courtoisie et bienveillance, bonne communication, écoute, adaptation aux différents types de publics accueillis, patience.