Assistant administratif et opérationnel H/F (H/F)

Les Menus Services accompagne les personnes âgées à domicile grâce au portage de repas et à un service de proximité attentif à leurs besoins. Dans le cadre du développement de notre agence de Vienne - Roussillon, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) et opérationnel(le) polyvalent(e).

Après une période d'intégration et de formation, vous participerez au fonctionnement quotidien de l'agence.
Il s'agit d'un poste en création, pensé pour accompagner le développement de l'agence.
La première phase consiste à découvrir notre activité sur le terrain : préparation des commandes, organisation des tournées et livraisons auprès des bénéficiaires.
Cette immersion est indispensable pour comprendre notre fonctionnement avant de prendre progressivement en charge des missions administratives, de coordination et de relation avec les bénéficiaires.
Vous occuperez un rôle clé dans le bon fonctionnement et le développement de l'agence, en combinant missions opérationnelles et administratives.

Vos missions

Organisation des tournées et livraisons
- Préparer les tournées de livraison à partir des commandes des bénéficiaires.
- Assembler et contrôler les repas en chambre froide avant leur départ.
- Assurer la livraison de repas à domicile.
- Adapter l'organisation des tournées en cas d'imprévu.

Gestion administrative de l'agence
- Assurer l'accueil téléphonique et traiter les demandes reçues.
- Créer et mettre à jour les dossiers des bénéficiaires.
- Saisie des menus.
- Enregistrer les modifications, suspensions et reprises de livraison.
- Saisir et contrôler les informations nécessaires au bon déroulement des prestations.
- Classer et suivre les documents administratifs.
- Participer au suivi des plannings et à la transmission des informations à l'équipe.
- Utiliser les outils informatiques et les logiciels de gestion de l'agence.

Suivi des bénéficiaires
- Informer les bénéficiaires et leurs familles sur le fonctionnement du service.
- Répondre aux demandes concernant les menus, les livraisons ou les changements de situation.
- Prendre en compte les retours, réclamations ou difficultés rencontrées.
- Assurer la transmission des informations importantes à l'équipe et au responsable d'agence.
- Participer aux rendez-vous de mise en place du service chez les nouveaux bénéficiaires.
- Maintenir une relation attentive et professionnelle avec un public principalement composé de personnes âgées.

Participation au développement de l'agence
- Traiter les premières demandes de renseignements de prospects.
- Contribuer au suivi des nouveaux contacts et à la mise en place des prestations.
- Participer ponctuellement à des dégustations, animations ou rencontres avec les partenaires locaux.
- Cette création de poste a pour but de seconder le responsable d'agence.

Profil recherché
Envie de vous engager dans un domaine en forte demande et porteur de sens ? Vous appréciez les postes polyvalents et souhaitez vous investir durablement dans une entreprise à taille humaine en développement :
Qualités recherchées
- Excellent relationnel, bienveillance.
- Ponctualité.
- Sens de l'organisation, rigoureux.
- Autonomie et réactivité.
- Polyvalence, capacité d'adaptation, flexibilité.
- Gestion des priorités et des imprévus.
- Esprit d'équipe.
- Respect des bonnes pratiques d'hygiène
Une expérience dans un poste administratif, opérationnel, ou dans la relation clients/prospects est appréciée. Une appétence pour la nutrition/diététique serait un plus.

Conditions du poste
Contrat : CDI
Temps de travail : Temps plein
Horaires :
- 1ère phase : démarrage quotidien entre 6h et 6h30.
- Phase d'évolution : démarrage possible jusqu'à 7h30.
- Poste à pourvoir très rapidement

Rémunération :
2 000 € brut mensuel au démarrage

Prérequis
- Permis B obligatoire depuis plus de 2 ans.
- Conduite d'un véhicule à boîte manuelle.
- Maîtrise des outils informatiques