SECRÉTAIRE / ASSISTANTE ADMINISTRATIVE POLYVALENTE (H/F)

À propos du poste

Dans le cadre du développement de notre activité, World Exotic recherche une Secrétaire / Assistante administrative polyvalente afin d'accompagner la direction et les équipes dans la gestion quotidienne de l'entreprise.

Au-delà des tâches administratives classiques, vous aurez un rôle essentiel dans l'organisation, la coordination et le suivi des différentes tâches de l'entreprise.

Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse et proactive, capable de mettre de l'ordre dans les priorités, de suivre les dossiers et de s'assurer que les actions demandées sont bien réalisées.

Vos missions
Organisation et coordination
Organiser et structurer les tâches quotidiennes de l'entreprise.
Assurer le suivi des actions demandées par la direction.
Relancer les différents interlocuteurs lorsque cela est nécessaire.
Veiller au respect des délais et des échéances.
Organiser les priorités et anticiper les tâches à venir.
Mettre en place des outils simples de suivi afin de faciliter l'organisation des équipes.
Assurer la circulation des informations entre la direction, les responsables et les différents services.
Identifier les éventuels blocages et en informer rapidement la direction.
Gestion administrative
Préparer, classer et archiver les documents administratifs.
Rédiger des courriers, comptes rendus, notes et documents internes.
Gérer les appels téléphoniques et les e-mails.
Assurer le suivi des dossiers administratifs.
Organiser les rendez-vous et réunions.
Suivre les documents manquants et effectuer les relances nécessaires.
Mettre à jour les tableaux de suivi et fichiers administratifs.
Support à la direction et aux équipes

Vous serez un véritable point d'appui au quotidien pour la direction et les collaborateurs.

Vous pourrez notamment :

Aider les responsables dans l'organisation de leurs tâches.
Suivre les demandes et s'assurer de leur bonne réalisation.
Préparer les éléments nécessaires aux réunions et rendez-vous.
Centraliser les informations importantes.
Faciliter la communication entre les différents interlocuteurs.
Participer à l'amélioration de l'organisation interne.
Être capable de passer rapidement d'un sujet à un autre en fonction des priorités.
Le profil recherché

Nous recherchons avant tout une personne très organisée, autonome et dynamique, qui aime que les choses soient structurées et suivies.

Vous êtes :

Organisé(e) et méthodique.
Rigoureux(se) et attentif(ve) aux détails.
Réactif(ve) et capable de gérer les imprévus.
À l'aise pour communiquer avec différents interlocuteurs.
Capable de travailler avec plusieurs sujets en parallèle.
À l'aise avec les outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, etc.
Discret(e) et respectueux(se) de la confidentialité.
Force de proposition et capable de prendre des initiatives.
À l'aise pour relancer les personnes et assurer le suivi des tâches.
Une qualité essentielle

Nous recherchons une personne qui ne se contente pas d'attendre qu'on lui dise quoi faire.

Vous devez être capable de voir ce qui doit être fait, de l'organiser, de suivre son avancement et d'alerter la direction lorsqu'une action n'est pas réalisée ou lorsqu'une difficulté apparaît.

Une première expérience dans l'assistanat administratif, le secrétariat, la gestion ou la coordination est appréciée.

Pourquoi rejoindre World Exotic ?

Vous aurez un rôle transversal et important dans le fonctionnement quotidien de l'entreprise.

Votre mission sera notamment de contribuer à mieux organiser les équipes, structurer les tâches et améliorer le suivi des activités.

C'est un poste idéal pour une personne qui aime organiser, anticiper, coordonner et faire avancer les choses.