Secrétaire chargé(e) d'accueil (H/F)

Le Point Écoute Le Passage, association basée à Carpentras, accompagne les personnes, les couples et les familles à travers des actions d'écoute, d'accompagnement et de prévention.
Afin de renforcer son équipe, l'association recrute un(e) secrétaire chargé(e) d'accueil en CDI à temps partiel de 24 heures hebdomadaires.

Vos missions :
Accueil et relation avec les publics
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et intervenants.
- Informer, orienter et renseigner les personnes accueillies.
- Assurer la prise de rendez-vous des accueillants-écoutants.
- Gérer les agendas et les modifications de rendez-vous (annulations, reports,
confirmations).
- Garantir une transmission fiable des informations.

Gestion administrative et secrétariat
- Assurer le traitement du courrier et de la messagerie institutionnelle.
- Réaliser les travaux courants de secrétariat : saisie, mise en forme, classement et
archivage.
- Assurer le suivi administratif des activités de l'association.
- Préparer les documents nécessaires aux réunions et aux actions.
- Veiller au respect des échéances administratives et assurer le suivi des dossiers.

Suivi des activités
- Gérer les inscriptions aux actions proposées par l'association.
- Assurer le suivi administratif des participants.
- Contrôler la qualité des données enregistrées dans le logiciel métier.
- Saisir et mettre à jour les informations nécessaires au suivi des activités.
- Extraire les données nécessaires aux bilans d'activité.

Communication administrative
- Mettre en forme les supports d'information validés par la direction.
- Participer à leur diffusion auprès des publics concernés.

Profil recherché :

- Formation administrative, secrétariat ou gestion (niveau Bac à Bac +2 souhaité).
- Expérience sur un poste d'accueil et de secrétariat appréciée.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques.
- Qualités rédactionnelles.
- Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Aisance relationnelle et sens de l'accueil.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Capacité à travailler en équipe.

Candidature
Merci d'adresser votre CV et votre lettre de motivation à l'attention de la direction du Point Écoute Le Passage.