Assistant Polyvalent Senior H/F

Administration générale et organisation quotidienne
- Gérer le courrier, les documents administratifs, le classement et l'archivage, dans une logique de fiabilité et de traçabilité.


- Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, comptes rendus, présentations et documents internes.


- Assurer le suivi des contrats, abonnements, assurances, échéances et obligations administratives.


- Gérer les fournitures, équipements et besoins courants du bureau, en lien avec les prestataires.


- Assurer l'accueil physique et téléphonique, filtrer les sollicitations et orienter efficacement les interlocuteurs.


Support à la direction et coordination
- Gérer les agendas, organiser les réunions et préparer les éléments nécessaires à leur bon déroulement.


- Organiser les déplacements professionnels en France et à l'international : transports, hébergements, formalités et suivi des dépenses.


- Préparer et suivre les plans d'action, relancer les interlocuteurs et veiller au respect des échéances.


- Prendre en charge des dossiers transverses ou confidentiels et en assurer le suivi de bout en bout.


Administration du personnel et support RH
- Préparer et tenir à jour les dossiers administratifs des salariés, de l'embauche au départ.


- Assurer le suivi des contrats, avenants, périodes d'essai, absences, congés, visites médicales et documents obligatoires.


- Préparer les éléments variables de paie et assurer leur transmission dans les délais.


- Participer aux recrutements : coordination des entretiens, échanges avec les candidats et suivi administratif.


- Organiser l'intégration administrative et logistique des nouveaux collaborateurs.


Gestion administrative, facturation et achats
- Collecter, contrôler, enregistrer et transmettre les factures fournisseurs au cabinet comptable.


- Établir et suivre les factures clients, les paiements, les relances et les éventuels avoirs.


- Assurer le suivi administratif des achats, commandes, contrats fournisseurs et prestations.


- Mettre à jour les tableaux de suivi et préparer les éléments nécessaires au reporting administratif et financier.


- Coordonner les échanges avec les banques, assurances, cabinets comptables, organismes administratifs et autres partenaires externes.


Logistique, événements et vie de l'entreprise
- Coordonner les expéditions, réceptions et besoins logistiques ponctuels, y compris dans un contexte international.


- Organiser les réunions d'équipe, visites, séminaires, événements internes et moments de convivialité.


- Veiller au bon fonctionnement des locaux et assurer le suivi des prestataires.


- Apporter un soutien opérationnel aux équipes selon les priorités de l'entreprise.


Structuration et amélioration continue
- Formaliser et mettre à jour les procédures administratives et les outils de suivi.


- Identifier les points de blocage et proposer des solutions simples, fiables et adaptées.


- Contribuer à la structuration des processus internes et à l'amélioration de l'efficacité collective.

- Vous justifiez d'une expérience confirmée, idéalement d'au moins 8 ans, dans une fonction d'assistanat polyvalent, d'assistanat de direction ou d'administration au sein d'une PME, d'une start-up ou d'un environnement exigeant.


- Vous avez déjà géré de manière autonome un périmètre administratif varié et savez prendre en charge un dossier de A à Z.


- Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation, votre discrétion et la fiabilité de votre suivi.


- Vous savez gérer plusieurs sujets simultanément, distinguer l'urgent de l'important et respecter les échéances.


- Vous êtes proactif(ve), pragmatique, orienté(e) solutions et à l'aise avec des interlocuteurs variés.


- Vous dispo