Agent de gestion administrative F/H

Situé au Kremlin-Bicêtre (94), alliant activités d'expertise et de proximité, il prend en charge la quasi-totalité des pathologies, de la maternité à la gériatrie aigüe et dispose d'activités de psychiatrie universitaire et de SMR spécialisés. Il est doté d'urgences adultes et enfants. Il est reconnu pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. Il dispose également d'une maternité de niveau 3 et accueille 36 centres de référence maladies rares.

Gestion administrative courante
- Accueil physique et téléphonique du service
- Gestion du courrier et des mails
- Rédaction, diffusion et archivage de documents
- Gestion des agendas
Organisation des réunions et événements
- Planification et logistique des réunions internes
- Rédaction et diffusion des ordres du jour et comptes rendus
- Logistique des colloques
Suivi administratif des projets de recherche et d'études épidémiologiques en lien avec les institutions partenaires du service et de financement de la recherche
- Appui administratif au montage de dossiers de recherche
- Suivi des conventions, contrats et partenariats
- Gestion des dossiers de subventions et suivi des financements
- Aide à la constitution de dossiers
Gestion des ressources humaines (niveau administratif)
- Suivi des plannings
- Préparation des dossiers d'arrivée/départ des agents
- Interface avec la DRH
Gestion budgétaire et logistique
- Suivi des commandes de fournitures et de matériel et traitement des bons de commande
- Interface avec les services économiques et financiers
Support aux activités de santé publique
- Aide à la collecte, saisie ou mise en forme de données
- Appui à la production de rapports d'activité du service
Communication et coordination interne/externe
- Interface avec les autres services et les DMU de l'APHP
- Lien avec les institutions partenaires et financières
- Diffusion d'informations réglementaires ou institutionnelles au sein du service


PRÉ-REQUIS

Formations et/ou qualifications requises :
Agent/Adjoint administratif par concours ou tableau d'avancement

EXPÉRIENCE REQUISE

- Expérience en secteur hospitalier, universitaire ou en environnement de recherche
- Une expérience antérieure en gestion de projets ou en appui à des activités scientifiques

CONNAISSANCES PARTICULIERES :

- Connaissance de l'organisation hospitalière
- Notions de base sur l'environnement de la recherche
- Connaissance des règles de confidentialité et du secret professionnel (RGPD, secret médical)
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise ou capacité à se former aux logiciels métiers de l'établissement
- Bon niveau orthographique et syntaxique
- Capacité à organiser et hiérarchiser les tâches, gérer les priorités et respecter les délais
- Aisance avec la gestion documentaire et l'archivage

Qualités professionnelles requises :

- Sens de l'organisation et rigueur
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
- Capacité d'adaptation et polyvalence
- Sens du travail en équipe et de la coordination avec des interlocuteurs variés
- Autonomie et capacité d'initiative
- Bon relationnel, sens de l'accueil et de la communication