Assistant de direction H/F - Gestion administrative et financière

DESCRIPTION
Véritable bras droit du dirigeant, vous prenez en charge la gestion administrative, financière et RH des différentes structures du groupe. Vous contribuez à fiabiliser les processus internes, à améliorer le suivi de l'activité et à libérer la direction des tâches administratives courantes.
Vous encadrez également une assistante administrative en alternance, dont vous organisez et contrôlez le travail.
Vos principales missions sont les suivantes :
Gestion administrative et encadrement
- Organiser et superviser le travail de l'assistante administrative en alternance ;
- Contrôler les devis, factures, relances clients et rapprochements bancaires ;
- Accompagner l'alternante dans sa progression et le développement de ses compétences ;
- Traiter les courriers, les courriels et les documents soumis à la direction ;
- Anticiper les besoins administratifs et matériels de l'équipe.
Facturation et suivi financier
- Établir les factures d'avancement et de fin de prestations ;
- Déposer les factures sur Chorus Pro ou les transmettre directement aux clients ;
- Suivre les encaissements et effectuer les relances clients ;
- Contrôler les factures fournisseurs et préparer les règlements ;
- Tenir à jour l'échéancier de trésorerie ;
- Assurer le suivi des dépenses, règlements et impayés.
Comptabilité courante
- Préparer et contrôler les dossiers comptables mensuels des différentes sociétés ;
- Être l'interlocuteur ou l'interlocutrice du cabinet comptable ;
- Réaliser les rapprochements bancaires ;
- Tenir à jour les tableaux de suivi financier et de facturation.
Paie et administration du personnel
- Recueillir et consolider les éléments variables de paie ;
- Transmettre les éléments validés au prestataire RH ;
- Tenir à jour les dossiers du personnel : entrées, sorties, mutuelle, visites médicales etc. ;
- Suivre les présences, congés et absences ;
- Participer aux recrutements et à l'intégration des nouveaux collaborateurs ;
- Assurer les relations administratives avec la médecine du travail, l'OPCO et les différents partenaires.
Appels d'offres et conformité administrative
- Assurer une veille sur les marchés publics ;
- Constituer en autonomie les dossiers administratifs de candidature : DC1, DC2, attestations, assurances, certifications et références ;
- Préparer et contrôler les dépôts dématérialisés ;
- Maintenir à jour l'ensemble des documents administratifs et réglementaires des sociétés.
Reporting et amélioration des processus
- Produire un reporting mensuel consolidé de l'activité du groupe ;
- Formaliser les procédures internes et les circuits de validation ;
- Préparer et animer un point de suivi hebdomadaire avec le dirigeant ;
- Identifier et signaler rapidement toute anomalie relative aux coûts, délais, impayés ou procédures ;
- Proposer des solutions permettant d'optimiser l'organisation administrative.


EXIGENCES
Profil recherché
Vous êtes titulaire, au minimum, d'un diplôme de niveau Bac+2, tel qu'un :
- BTS Gestion de la PME ;
- BTS Comptabilité et Gestion ;
- BUT Gestion des entreprises et des administrations ;
- ou diplôme équivalent.
- Vous justifiez d'une expérience significative dans une fonction similaire, associant gestion administrative, facturation, pré-comptabilité et administration du personnel.
Compétences attendues
- Bonne maîtrise du cycle devis, commande, facture et règlement ;
- Maîtrise des rapprochements bancaires et de la préparation comptable mensuelle ;
- Expérience dans la préparation des variables de paie et l'administration du personnel ;
- Très bonne maîtrise d'Excel, notamment des tableaux croisés dynamiques et tableaux de bord ;
- Aisance avec Word, la messagerie et les outils collaboratifs ;
- Excellentes capacités rédactionnelles ;
- Capacité à contrôler et fiabiliser le travail d'un tiers ;
- La maîtrise de Chorus Pro, des plateformes de marchés publics ou d'un outil de pré-comptabilité tel que Pennylane serait particulièrement appréciée ;
- Une connaissance du BTP, de l'ingénierie ou de l'environnement des bureaux d'études constituerait un véritable atout.
Qualités recherchées
- Rigueur, fiabilité et sens du contrôle ;
- Autonomie et capacité d'anticipation ;
- Organisation et gestion des priorités ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Pédagogie et bienveillance ;
- Esprit d'analyse et de synthèse ;
- Bon relationnel et capacité à proposer des solutions.


AVANTAGES
Conditions proposées
- Rémunéra...