Assistant(e) de responsable du secteur Aide à domicile H/F (H/F)

Le CCAS de SAINT MARTIN D'HERES recrute un(e) Assistante(e) de responsable du Secteur Aide à Domicile H/F au sein de son Service Autonomie à Domicile Aide et Soins. Poste ouvert aux titulaires de la FPT et aux contractuels (CDD de 1 an)
ACTIVITES DU POSTE
Dans le cadre du projet de service et du respect de la dignité des bénéficiaires, sous la responsabilité du responsable du SAD, en articulation/ complémentarité avec son homologue, l'assistant du/de la responsable du SAD a pour missions :
- Planifier les interventions des aides à domicile au regard du service à rendre aux personnes en perte d'autonomie, en situation de handicap ou âgées
- Vérifier la conformité des plannings enregistrés au regard des plans d'aide
- Garantir la fiabilité des informations transmises pour la facturation
- Participer à la facturation des prestations
- Être force de proposition pour toute mesure propre à optimiser l'organisation du travail des aides à domicile
- Transmettre les informations utiles au suivi des situations à ses collègues, auxiliaires de vie et binôme assistant(e) responsable secteur, et/ou son responsable de secteur et alerte sur les situations d'urgence.
Planification
- Mettre en oeuvre les principes et procédures de planification définis avec le/la responsable de secteur et les adapter en fonction des différents aléas afin d'assurer une continuité de service 7J/7
- Organiser les remplacements (prévus ou de dernière minute) sous couvert du/de la responsable de secteur en interne ou via des prestations d'intérim
- Informer et être l'interlocuteur direct des aides à domicile / auxiliaires de vie et des bénéficiaires sur toutes les questions relatives aux plannings
- Éditer tous documents utiles aux bénéficiaires et/ou aides à domicile, après contrôle du/de la responsable de secteur (plannings, courriers, convocations...)
- Recenser et saisir les congés et autres absences programmées des aides à domicile
- Éditer les tableaux nécessaires au suivi des prises en charge administratives par le/la responsable de secteur
- Assurer le suivi quotidien de la télégestion et la gestion des anomalies
- Assurer la continuité du service en cas d'absence de son homologue
Participation aux éléments de facturation
- Comptabiliser et valider les heures effectuées sur un mois par les aides à domicile, grâce à la télégestion et aux feuilles de présence et transmettre les bordereaux d'heures à la DRH ou aux agences d'intérim
- Faire remonter les heures sur la plateforme de facturation du Département
- Vérifier les prises en charge avant validation des factures aux bénéficiaires
- Contrôler les heures facturées par les agences d'intérim.
Participation à la vie du service et de la collectivité :
- Participer à l'accueil téléphonique du service en cas d'absence de l'agent d'accueil
- Participer à des réunions de service ou de la collectivité
- Participer le cas échéant, à des groupes de travail et/ou de coordination
PROFIL RECHERCHE
- Connaissance géographique de la Ville
- Connaissance du public âgé et en situation de handicap
- Connaissance du secteur de l'aide à domicile
- Être à l'aise avec la planification
- Rédiger et analyser des documents simples
- Analyser et synthétiser l'information
- Maîtriser l'outil bureautique et être à l'aise avec les logiciels spécifiques (applications Lancelot, Perceval, Arcad, Solisad...)
Qualités
- Sens du service public
- Rigueur et conscience professionnelle
- Organisation
- Capacités d'adaptation aux aléas
- Aisance relationnelle
- Sens de la collaboration et du travail en équipe
- Respect du secret professionnel
- Ponctualité
CONDITIONS D'ACCES
- Horaires et rythmes de travail par roulement sur la base de 36h40 donnant droit à des RTT :7h30-12h & 13h10-16h ou 8h30-12h & 13h10-17h
Expérience professionnelle dans le secteur sanitaire, médico-social ou social bienvenue
Rémunération/avantages employeur: Cf Offre d'emploi