Gestionnaire scolarité F/H - (REF 342)

RESPONSABILITÉS :

Accueil, information et accompagnement des usagers
- Accueillir, informer et orienter les étudiants en présentiel, par téléphone et via les outils numériques
- Répondre aux demandes des étudiants et assurer leur accompagnement tout au long de leur parcours
- Assurer la diffusion des informations pédagogiques et administratives auprès des étudiants et des enseignants
Gestion des emplois du temps
- Saisir et mettre à jour les emplois du temps dans l'application Celcat
- Réserver les salles d'enseignement et gérer les modifications en cours d'année universitaire
- Informer les étudiants et les enseignants des évolutions d'emploi du temps
- Mettre à jour les groupes dans APOGEE afin de permettre leur intégration dans Celcat
Gestion des inscriptions pédagogiques
- Assurer le suivi et la gestion des contrats pédagogiques des étudiants
- Contrôler les inscriptions pédagogiques et signaler les anomalies éventuelles
- Constituer les groupes pédagogiques et produire les trombinoscopes
- Éditer et transmettre les listes d'étudiants aux enseignants
- Assurer la diffusion et le suivi des aménagements de scolarité et d'examens
- Assurer le suivi administratif et l'archivage des régimes spéciaux d'études
Organisation et gestion des examens
- Participer à la planification des épreuves et à l'élaboration des calendriers d'examens
- Réserver les salles et préparer les conditions matérielles nécessaires au bon déroulement des épreuves
- Mettre en œuvre les aménagements prévus pour les étudiants en situation de handicap
- Éditer les convocations, listes d'émargement et documents de surveillance
- Assurer le suivi administratif des examens : récupération des procès-verbaux, émargements, justificatifs d'absence et dossiers de fraude
Soutien à l'organisation du contrôle continu
- Accompagner les équipes pédagogiques dans l'organisation des épreuves de contrôle continu
- Réserver les salles et préparer le matériel nécessaire aux évaluations
Gestion des notes et des résultats
- Assurer la collecte, l'importation et le contrôle des notes dans APOGEE
- Suivre les campagnes de saisie des notes et contrôler les absences
- Réaliser les opérations de calcul des résultats et de vérification des données
- Éditer les procès-verbaux de jury, relevés de notes et listes de résultats
- Assurer la publication et la diffusion des résultats aux étudiants

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances
- Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et du fonctionnement universitaire
- Connaissance de l'offre de formation ainsi que de l'organisation des cursus de Licence et de Master
- Maîtrise du cadre réglementaire lié à la scolarité universitaire et aux études
- Connaissance des modalités de contrôle des connaissances et des règles de progression des étudiants
- Connaissance des dispositifs d'accompagnement et d'aménagement des études (étudiants en situation de handicap, sportifs de haut niveau, régimes spéciaux d'études, etc.)
- Capacité à appliquer et faire respecter les procédures administratives en vigueur
Savoir-faire techniques
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel
- Maîtrise ou capacité d'appropriation rapide des applications métiers de gestion de la scolarité (APOGEE, Celcat, SGCE)
- Excellentes capacités de communication écrite et orale
- Capacité à gérer et fiabiliser des données administratives
- Aptitude à appliquer des procédures et à en assurer le suivi dans le respect des délais
Savoir-être
- Sens du service public et de l'accueil des usagers
- Aisance relationnelle et capacité à s'adapter à des interlocuteurs variés
- Organisation, rigueur et sens des priorités
- Capacité d'analyse et de gestion simultanée de multiples sollicitations
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
- Esprit d'équipe et aptitude à travailler en transversalité avec différents services et interlocuteurs
- Réactivité, autonomie et capacité à prendre des initiatives dans le respect du cadre défini
- Sens des responsabilités et aptitude à rendre compte de son activité
- Respect des procédures, de la réglementation et de la hiérarchie
Diplômes et expériences
- Diplôme requis : Baccalauréat
- Expérience souhaitée : une première expérience au sein d'un service de scolarité universitaire ou dans un environnement administratif similaire serait appréciée