Référent Accueil F/H (REF 331)

RESPONSABILITÉS :

Activités du poste :

Horaires : 7h-15h15

1/ Référent des agents de l'accueil :

L'agent est le référent de l'administration à l'accueil. Son rôle est d'être le lien entre son N+1 et les étudiants sous contrat qui travaillent à l'accueil. Il n'a pas d'autorité hiérarchique, mais a un lien fonctionnel avec eux.

2/ Accueil des étudiants, du personnel de l'université et des extérieurs :

- Accueil physique et téléphonique, renseigner, orienter

- Procéder aux affichages nécessaires, actualiser les panneaux d'informations, diffuser les plaquettes d'informations

- Réceptionner le courrier, colis, papier, ..., et en faire le suivi.

- Réservations de salles de travail pour les étudiants et prêt de badges pour accéder aux salles voire réservation de salles de cours dans la limite des disponibilités.

3/ Soutien logistique de 1er niveau aux enseignants :

- Gérer les formalités d'accès aux salles de cours

- Prêt de badges aux enseignants vacataires

- Effectuer l'assistance d'urgence des matériels vidéo, audio et logistique

- Réaliser le suivi des prêts de matériel

- Assurer le conseil et l'assistance des utilisateurs dans l'utilisation des matériels audio-vidéo

- Faire remonter les divers dysfonctionnements aux services concernés,

- Assurer la distribution de consommables et de petits équipements (feutres, câbles etc...)

4 /Soutien aux formations en lien avec les secrétariats pédagogiques (Division de la Formation) :

- Quand les secrétariats pédagogiques sont fermés, l'accueil assure la permanence et cas de problème, il s'occupe des modifications nécessaires au bon déroulement des cours :

- Modification de réservation de salle,

- Information aux étudiants à l'accueil

- Remonter l'information aux secrétariats pédagogiques

- Délivrer des polycopiés aux étudiants

- Relayer les informations de la Division de la Formation.

- Assurer un soutien logistique aux personnes en situation de handicap.

5/ Référent Logistique du bâtiment :

L'agent a la mission de vérifier l'état général du bâtiment et d'appoint logistique.

- Tous les matins il devra faire le tour du bâtiment et vérifier l'état général du bâtiment

- Remonter les divers dysfonctionnements (ménage, électricité, plomberie,...) à son N+1.

- Remplacement des piles des serrures Salto

- Soutien logistique aux évènements qui se déroulent dans le bâtiment.

- Il participe à l'entretien et à la logistique de 1er niveau du bâtiment

- Nettoyer les éléments de la salle de convivialité voire autre local (Fontaine à eau, Micro-ondes, machine à café).

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances :

- Technique de Communication

- Technique d'accueil téléphonique et physique

- Technique d'élaboration de documents

- Connaissance du milieu Universitaire,

- Connaitre les principes de base des fonctionnaires

Savoir faire technique :

- Accueillir et prendre des messages

- Accueillir les personnes

- Enregistrer et classer les documents

- Savoir rendre compte

- Travailler en équipe

- Utiliser les outils bureautiques

Savoirs comportementaux :

- Sens de l'organisation

- Sens relationnel

- Avoir un comportement neutre et équitable

- Travailler en autonomie