Secrétaire de direction de la recherche (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Durée : 6 mois éventuellement renouvelables (suppléance pour absence)
Mission principale :
L'Assistant (e) à la direction de la recherche, placé(e) sous la responsabilité du directeur de la recherche de l'INSA, contribue au bon déroulement du service de la recherche de l'établissement. Il (elle) travaille en lien avec le responsable administratif de la Direction de la recherche.
Il(elle) est amené( e ) à échanger avec les différents services de l'établissement pour assurer la cohérence entre les demandes liées aux activités de recherche et les autres missions des enseignants-chercheurs.
Activités principales :
1 - Assurer le secrétariat de la recherche
- Assurer l'accueil du secrétariat de la Recherche,
- Collaborer avec le responsable administratif de la direction de la recherche,
- Assurer l'accueil des nouveaux doctorants en lien avec le service des ressources humaines,
- Aider les enseignants-chercheurs et les doctorants dans leurs démarches administratives courantes, notamment la préparation des documents à transmettre aux services financiers pour les achats de matériel et de services,
- Participer à l'organisation des réunions et manifestations relevant de la direction de la Recherche (journée recherche, conseil scientifique, conseil et élections des équipes de recherche, séminaires recherche à l'INSA...)


2 - Participer au suivi des bases données pour les informations concernant la recherche
- Collecter en continu les publications et diverses informations sur les activités des enseignants-chercheurs pouvant servir à la mise en valeur de l'établissement,
- Participer à la mise à jour des publications des chercheurs sur la base HAL, OST et site de l'INSA,
- Assister le directeur de la recherche dans les réponses aux différentes enquêtes,
- Participer à l'élaboration des dossiers de suivi et d'évaluation des laboratoires.


3 - Assurer le lien administratif avec les écoles doctorales du site et le département recherche de l'université de Strasbourg
- Tenir à jour la situation des doctorants dans les laboratoires de l'INSA,
- Informer et aiguiller les doctorants dans les laboratoires de recherche de l'établissement pour toutes leurs démarches administratives avec l'université et les écoles doctorales,
- Communiquer avec les autres services administratifs de recherche du site universitaire alsacien.

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissance, savoir :
- Connaître l'organisation de l'enseignement supérieur et les cursus d'études : connaissance du rôle des acteurs et des instances, des règles de fonctionnement, des formations et des diplômes, de la structuration des enseignements, des calendriers
Savoir-faire :
- Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, mail, ...). Une maitrise d'ADE et des outils de scolarité de la suite Cocktail serait un atout.
- Disposer de bonnes qualités d'expression écrites et orales.
- Comprendre la demande de l'interlocuteur et apporter une réponse personnalisée
- Travailler en équipe
- Respecter les délais
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Enregistrer et classer les documents
- Savoir rendre compte
- Savoir communiquer
- Maitriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
Savoir-être :
- Capacité relationnelles
- Capacité d'adaptation
- Capacité à gérer le stress
- Rigueur/fiabilité
- Autonomie
- Sens de l'initiative
- Travailler en équipe