SECRETAIRE MEDICALE - CREDAH+VADI - PUPEA - H/F

Description :


Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute un SECRETAIRE MÉDICALE (F/H) pour assurer le secrétariat du CREDAH et des VADI au sein du Pôle PUPEA, à temps plein. CDD possibilité de renouvellement.

MISSIONS GÉNÉRALES DU POSTE :

* Assurer et organiser le secrétariat du CREDAH et des VADI dans le respect des règles institutionnelles.
* Saisie de l'activité du CREDAH et des VADI.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

* Accueil, orientation, permanence téléphonique et correspondance écrite auprès des familles et des professionnels.
* Interface entre les familles et les professionnels, entre les différentes équipes et les médecins.
* Programmation et gestion des plannings de consultations, de bilans et de synthèses en concertation avec les médecins, le psychologue et les paramédicaux.
* Saisir, suivre et diffuser les courriers, comptes-rendus, documents et rapports médicaux et paramédicaux.
* Réception des demandes et constitution des dossiers patients, recherche d'informations complémentaires si nécessaire.
* Organisation et planification des groupes de patients, réalisés au sein de la structure.
* Gestion des commandes (matériel et fourniture).
* Conformément aux règles et procédures en vigueur notamment en termes de tenue du dossier minimum commun :

* Constitution, tenue, archivage et numérisation des dossiers patients.
* Saisie informatique des données et de l'activité.

* Saisie informatique de l'activité annuelle du service et participation active à la rédaction du rapport d'activité du CREDAH et des VADI.
* Saisie des comptes rendus de réunion
* Participation aux réunions de service
* Contribution à la délivrance de renseignements d'ordre général, dans son domaine de compétences.
* Travail en collaboration avec les secrétariats et les autres professionnels du pôle.

* Participation à la démarche qualité.

* Implication dans les entretiens annuels d'évaluation et de formation.




Profil recherché :


DIPLÔME ET/OU QUALIFICATION :

* Bac Sciences Médico-Sociales.
* Diplôme de Secrétariat Médico-Social.

CONNAISSANCES :

* Compétences dactylographiques et sténographiques (courriers médicaux).
* Maîtrise de l'outil informatique :
* Logiciels: Pack Office, Open Office, Hôpital Manager, WEBEX, ZOOM,...)
* Recherche internet
* Outils Intranet

* Connaissances détaillées du vocabulaire médical.
* Connaissances juridiques : réglementation, droit des patients.
* Sensibilité aux pathologies psychiatriques et au handicap.
* Aptitudes de base à gérer des tableaux de bord d'activité, de comptes et des commandes.

SAVOIR ÊTRE :

* Être intègre et respectueux de la déontologie.
* Être rigoureux et responsable.
* Avoir le sens de l'accueil et capacités de communication (partage et diffusion des informations).
* Savoir coopérer avec l'ensemble des acteurs du service (médicaux et paramédicaux).
* Être autonome et avoir sens de l'initiative.
* Avoir des capacités relationnelles et l'esprit d'équipe.
* Respecter la confidentialité et le secret professionnel.
* S'inscrire dans une démarche de réflexion et de formation.
* Savoir s'inscrire dans un processus d'évolution et d'adaptation au projet médical du pôle.

SAVOIR FAIRE :

Avoir des capacités d'organisation, de coordination et d'anticipation.

* Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail et de rendez-vous des membres de l'équipe.
* Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus.
* Hiérarchiser les activités du secrétariat.
* Coopérer avec l'ensemble de l'équipe.
* Rendre compte de son activité
* S'inscrire dans les démarches institutionnelles (Ex.: Démarche qualité, .).

SPÉCIFICITÉS DU POSTE :

* Poste à temps plein (50 % CREDAH / 50 % VADI)
* Horaires de travail selon protocole local d'aménagement de la réduction du temps de travail.
* Planification des congés sur les périodes de fermetures annelles
* Gestion coordonnée des congés en équipe.